Työntekijöiden tietosuojaseloste

Suomen Vattenfall-yhtiöiden työntekijöiden tietosuojaseloste

Päiväys: 25.5.2018

Tietosuojasi on Vattenfallille erittäin tärkeää. Tästä syystä henkilötietoja käsitellään ja ne suojataan mahdollisimman huolellisesti EU:n yleisen tietosuojaasetuksen 2016/679 (“GDPR”) mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste kertoo sinulle, kuinka Vattenfall käsittelee henkilötietojasi ja kuinka voit käyttää henkilötietojasi koskevia oikeuksia.

1. Käsitteiden määritelmät

2. Soveltamisala

3. Rekisterinpitäjä, tietosuojavastaava ja toimivaltainen valvontaviranomainen

4. Tietosuojaselosteen tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste

5. Henkilötietoryhmät

6. Henkilötietojen vastaanottajat

7. Henkilötietojen säilyttäminen

8. Henkilötietojen minimointi

9. Automatisoitu päätöksenteko

10. Rekisteröidyn oikeudet ja vaatimusten tekeminen

Ylös

1. Käsitteiden määritelmät

Rekisteröity: tunnistettu tai tunnistettavissa oleva luonnollinen henkilö, johon henkilötieto liittyy
Vattenfall: Vattenfall AB:n suomalaiset tytäryhtiöt
Rekisterinpitäjä: yhtiö, joka vastaa henkilötietojen käsittelystä ja määrää henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot

Ylös

2. Soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste kattaa seuraavien henkilöiden henkilötietojen käsittelyn:

- Vattenfallin työntekijät

- Vuokratyövoimaa tarjoavien yritysten kautta hankitut työntekijät

- Vattenfallin entiset työntekijät sekä vuokratyövoimaa tarjoavien yritysten kautta hankitut entiset työntekijät, siinä määrin kuin on olemassa peruste käsitellä henkilötietoja

- Vattenfallin eläkkeelle jääneet työntekijät ja heidän edunsaajansa

Ylös

3. Rekisterinpitäjä, tietosuojavastaava ja toimivaltainen valvontaviranomainen

Rekisterinpitäjä on sopimuskumppanisi Vattenfallissa. Tietosuojavastaavaan voidaan ottaa yhteyttä seuraavan osoitteen kautta
Vattenfall AB
Data Protection Officer
Evenemangsgatan 13
S-169 56 Solna
sähköposti: dpo.nordics@vattenfall.com

Toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Ylös

4. Tietosuojaselosteen tarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste

Tämä ilmoitus kertoo sinulle henkilötietojesi käsittelystä. Käsittely tapahtuu

i. sopimuksen täytäntöön panemiseksi (GDPR, artikla 6, kappale 1, kohta (b))
Tietojen käsittely on välttämätöntä työsopimuksen aloittamiseksi, täyttämiseksi ja sovittelemiseksi. Henkilötietojen kerääminen tapahtuu sopimuksen aloittamisen yhteydessä ja sen voimassaoloaikana. Kerättyjä tietoja tarvitaan (muun muassa) seuraavien sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi:

  • palkkojen, palkkioiden ja muiden korvausten määräämiseksi, laskemiseksi ja maksamiseksi;
  • rekisteröidyn perheenjäsenille tai omaisille maksettavien korvausten määräämiseksi, laskemiseksi ja maksamiseksi;
  • työsuhteen päättämisestä aiheutuvien etuvaateiden sopimiseksi;
  • eläkejärjestelyiden ja vakuutussopimusten täytäntöön panemiseksi;
  • Rekisteröidylle annettavaa työterveyshuoltoa, poissaoloja, erityisiä avustuksia, uudelleensijoittamista ja yrityksen antamia sosiaalietuuksia varten;
  • työmatkojen toteuttamiseksi ja suunnittelemiseksi.

Ylös

ii. perustuen oikeutettuihin etuihin (GDPR, artikla 6, kappale 1, kohta (b))
Käsittelemme henkilötietojasi toteuttaaksemme oikeutetut etumme työtä koskevien prosessien täyttämiseksi ja parantamiseksi sekä yksittäisten työntekijöiden kehittämistyötämme varten. Tämä käyttö sisältää seuraavat tarkoitukset:

  • sisäinen viestintä (intranet, sisäinen puhelinluettelo jne.);
  • Rekisteröidyn työtulosten hallinnointi ja koulutus, kehittäminen, arviointi ja uraopastus;
  • johtamisinformaatio;
  • sisäinen tarkastus ja yritysturvallisuus, mukaan luettuna sisäänpääsyn valvonta;
  • liiketoiminnallisten prosessien tukeminen ja parantaminen sekä organisaatiorakenteen potentiaalisten muutosten määritteleminen;
  • liiketoiminnallisten prosessien toteutus.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu otettaessa huomioon molemminpuoliset oikeutetut edut. Vattenfallin oikeutettu etu on optimoida sisäiset liiketoiminnan prosessit, jotta Vattenfallin työntekijöiden piilevät kyvyt otetaan käyttöön optimaalisimmassa laajuudessa, mikä myötävaikuttaa yhtiön yleiseen menestykseen. Jotta Rekisteröidyn oikeutettuja etuja suojeltaisiin, henkilötietojen käsittely on tiukasti sidottu tarkoitukseensa ja tämä käsittely on minimoitu.

Ylös

iii. lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR, artikla 6, kappale 1, kohta (c))
Yhtiönä olemme velvollisia täyttämään tietyt oikeudelliset velvoitteet (perustuen esimerkiksi verolainsäädäntöön, sosiaaliturvalainsäädäntöön, työoikeuteen, työehtosopimuksiin, siviilioikeuteen jne.), jotka edellyttävät henkilötietojesi käsittelyä, kuten esimerkiksi:

  • ammattijärjestöille tiedottaminen ja niiden kanssa neuvotteleminen;
  • rekisteröidylle annettavaa työterveyshuoltoa, poissaoloja, erityisiä avustuksia, uudelleensijoittamista ja yrityksen antamaa sosiaalihuoltoa varten;
  • Rekisteröityä koskevien verojen ja etujen laskeminen, määritteleminen ja maksaminen.

Ylös

5. Henkilötietoryhmät

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoryhmiä:
a) Henkilöstöhallintoon liittyvät henkilötiedot
- Henkilöstön kantatiedot
- Laskutusta ja työajan kirjaamista koskevat tiedot
- Ennaltaehkäisevää työterveyshuoltoa koskevat tiedot
- Henkilöstö- ja palkka-asiakirjat

b) Sisäiset rekrytointitiedot
- Hakuasiakirjat
- Valintamenettelyiden tulokset
- Lahjakkuuksien hallinnoimista koskevat tiedot (vain osallistujien osalta)
- Sisäisten sijoitusten tiedot (vain osallistujien osalta)

Ylös

c) Vattenfall Groupin henkilökorttien tiedot
- Pääsyoikeudet
- Sisäänpääsytiedot ja aikatallenteet
- Kanttiinin käyttö

d) Henkilöllisyyksien hallinnan tiedot
- IT-käyttäjien kantatiedot ja käyttöoikeudet
- Lokitiedot koskien tietojärjestelmien ja internetin käyttöä

Ylös

e) Videovalvonnan tiedot
- Videotallenteet (ilman viittauksia henkilöihin)
- Poikkeustapauksissa: raportit, joissa viitataan henkilöihin, vastaavissa työsopimuksissa sovitun mukaisesti

f) Yhtiön resurssien käyttö, kuten
- Huoneet
- Työsuhdeautot
- Muut työvälineet ja edut

g) Äänitallenteet (vain määritellyissä, avoimesti ilmoitetuissa ja yhteistoimintamenettelyssä sovituissa tilanteissa)

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan suoraan Rekisteröidyiltä.

Ylös

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Käsiteltäviä henkilötietoja ottavat vastaan:
a) viranomaiset, lainsäädännön niin edellyttäessä
b) sisäiset ja ulkoiset palveluntarjoajat
c) Rekisterinpitäjän työntekijät ja valtuutetut henkilöt

Ulkoisten palveluntarjoajien palveluiden tarjoamisen yhteydessä, kohdan 5 d) mukaisia henkilötietoryhmiä käsitellään osittain Euroopan unionin ulkopuolisissa maissa, joiden osalta Euroopan unioni ei ole tehnyt tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä. Tällaisia maita ovat USA ja Intia. On suunniteltu. että kohtien 5 d) ja 5 f) mukaisia henkilötietoryhmiä käsittelisi ulkopuolinen palveluntarjoaja USA:ssa, Australiassa ja Intiassa.

Sen lisäksi, että teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä käytetään kyseisten henkilötietojen asianmukaiseksi suojaamiseksi, Euroopan unionin vakiolausekkeiden käyttämisestä on sovittu tai sovitaan kyseessä olevien palveluntarjoajien kanssa. Tietoa näistä vakiolausekkeista voidaan saada tietosuojavastaavaltasi.

Ylös

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Käsittelemme henkilötietojasi, niin kauan kuin on tarpeen täyttää käsittelyn tarkoitus tahi sopimuksiin tai lainsäädäntöön perustuvat velvoitteemme. Lainsäätäjä on määrännyt tietyistä säilyttämisvelvollisuuksista ja -ajoista. Käsittelyn tarkoituksen täyttämisen päätyttyä ja, mikäli kyseisiin henkilötietoihin sovelletaan sellaisia säilytysaikoja, säilytysaikojen päätyttyä kyseiset henkilötiedot poistetaan rutiininomaisesti.

Ylös

8. Henkilötietojen minimointi

Keräämme ja käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, joita ehdottomasti vaaditaan edellä mainittujen käsittelyn tarkoitusten tai velvollisuuksien täyttämiseksi.

Ylös

9. Automatisoitu päätöksenteko

Tämän tietosuojailmoituksen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä automatisoitua päätöksentekoa, mukaan luettuna profilointia.

Ylös

10. Rekisteröidyn oikeudet ja vaatimusten tekeminen

Jos sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, voit kääntyä tietosuojavastaavien puoleen (katso kohta 3). Tietosuojavastaavat ja heidän työryhmänsä ovat myös käytettävissä, mikäli tietopyyntöjä tai valituksia esitetään.

Ole hyvä ja esitä kaikki henkilötietojasi koskevat, GDPR 15 artiklan mukaiset pyynnöt seuraavalle taholle
Vattenfall AB
Data Protection Officer
Evenemangsgatan 13
S-169 56 Solna
sähköposti: dpo.nordics@vattenfall.com

Vattenfallin tietosuojavastaavat ovat myös yhteyshenkilöitäsi käyttäessäsi oikeuksiasi seuraavissa tilanteissa:

  • niiden virheiden oikaiseminen, jotka ovat syntyneet henkilötietojasi säilytettäessä tai käsiteltäessä (GDPR 16 artikla),
  • henkilötietojesi poistaminen esimerkiksi silloin, kun käsittelyn tarkoitus on päättynyt (GDPR 17 artikla),
  • henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen esimerkiksi silloin, kun olet kiistänyt henkilötietojesi paikkansapitävyyden tai kun tarvitset henkilötietojasi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (GDPR 18 artikla),
  • henkilötietojesi käsittelyn vastustaminen laillisen etusi perusteella (GDPR 21 artikla) ja
  • henkilötietosi siirtäminen toiselle rekisterinpitäjälle (GDPR 20 artikla).

Ylös

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun (GDPR artikkeli 6, kappale 1, kohta (f)), sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen etuun liittyvällä perusteella. Ole hyvä ja esitä vastustusta koskeva ilmoituksesi seuraavalle taholle:
Vattenfall AB
Data Protection Officer
Evenemangsgatan 13
S-169 56 Solna
sähköposti: dpo.nordics@vattenfall.com

Lisäksi voit myös ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli haluat esittää valituksen (GDPR 77 artikla).

Ylös

Last updated: 2018-09-21 09:15