Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung (Stand 25.05.2018) für Mitarbeiter, Zeitarbeitskräfte und Pensionäre

Informationspflichten der deutschen Vattenfall Unternehmen gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Der Schutz personenbezogener Daten ist für Vattenfall von großer Bedeutung. Daher wird die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten seitens des Unternehmens mit großer Sorgfalt auf Grundlage und in Übereinstimmung mit der Datenschutzgrundverordnung durchgeführt. In dieser Datenschutzerklärung informiert Vattenfall über die Verarbeitung personenbezogener Daten in den deutschen Konzerngesellschaften sowie über die damit verbundenen Rechte der betroffenen Personen.

1. Begriffsdefinitionen

2. Geltungsbereich der Erklärung

3. Informationen zum Datenverarbeiter

4. Verarbeitungsrahmen

5. Information über Betroffenenrechte

1. Begriffsdefinitionen

Betroffene Person: Natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Vattenfall: Alle deutschen Vattenfall Konzerngesellschaften
Verantwortliche Stelle: Das Unternehmen, welches für die Verarbeitung personenbezogener Daten einer betroffenen Person verantwortlich ist und die Mittel und Zwecke der Verarbeitung bestimmt.
DSGVO: EU-Datenschutzgrundverordnung
BDSG: Bundesdatenschutzgesetz (neue Fassung ab Mai 2018)

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2. Geltungsbereich der Erklärung

Diese Erklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten von
- Beschäftigten von Vattenfall
- Zeitarbeitskräften in Arbeitnehmerüberlassung
- Ehemaligen Beschäftigten und Zeitarbeitskräften, sofern ein Grund vorliegt, deren Daten weiterhin zu verarbeiten
- Pensionäre von Vattenfall

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3. Informationen zum Datenverarbeiter

Die verantwortliche Stelle ist regelmäßig Ihr Vertragspartner bei Vattenfall.
Die für die deutschen Vattenfall-Gesellschaften zuständigen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter
Vattenfall GmbH
Datenschutzbeauftragter
Chausseestraße 23, 10115 Berlin.

E-Mail: datenschutz@vattenfall.de

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4. Verarbeitungsrahmen

Datenkategorien
Verarbeitet werden Daten von Beschäftigten von Vattenfall, Zeitarbeitskräften in Arbeitnehmerüberlassung, Ehemaligen Beschäftigten und Zeitarbeitskräften, sofern ein Grund vorliegt, deren Daten weiterhin zu verarbeiten und Pensionären von Vattenfall Unternehmen, sofern diese zur Erfüllung der unten genannten Zwecke erforderlich sind. Das umfasst folgende Kategorien personenbezogener Daten:

a) Personaldaten
- Personalstammdaten
- Abrechnungs- und Zeitwirtschaftsdaten
- Daten zur arbeitsmedizinischen Vorsorge
- Personal-/Lohnakte

b) Daten im Rahmen konzerninterner Bewerbungen
- Bewerbungsunterlagen
- Ergebnisse von Auswahlverfahren
- Daten zum Talentmanagement (nur für Teilnehmer)
- Daten zur konzerninternen Vermittlung (nur für Teilnehmer)

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c) Konzernausweissysteme
- Zugangsberechtigungen
- Zutrittsdaten und Zeiterfassung
- Kantinennutzungsdaten

d) Identity Management
- IT-Benutzerstammdaten und -berechtigungen
- Protokolldaten zur Nutzung von IT-Systemen und des Internet

e) Videobeobachtung
- Videoaufzeichnungen (ohne Personenbezug)
- In Ausnahmefällen: Auswertungen mit Personenbezug wie in der entsprechenden Betriebsvereinbarung geregelt

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f) Nutzung von Ressourcen wie
- Arbeitsräumen
- IT-Arbeitsplätze
- Dienstfahrzeugen
- sonstigen Werkzeugen und Hilfsmitteln

g) Telefonmitschnitte (nur in fest definierten und betrieblich geregelten und bekannt gemachten Bereichen)

Die Erhebung der Daten erfolgt direkt bei der betroffenen Person.

Auf Anforderung teilen wir Ihnen gerne mit, in welchem Verfahren möglicherweise Ihre Daten gespeichert sind und um welche Daten es sich handelt.

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Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

i. Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO)
Die Datenverarbeitung ist für die Anbahnung, -durchführung und Abrechnung des Arbeitsvertrages erforderlich. Die Datenerhebung erfolgt dabei im Rahmen des Vertragsabschlusses und während der Dauer des Vertrages. Erhoben werden unter anderem persönliche Angaben wie Name, Anschrift, E-Mail Adresse, Zahlungsinformationen (wie Bankdaten). Diese Informationen werden unter anderem für die Erfüllung folgender vertraglicher Pflichten benötigt:

  • die Ermittlung und Zahlung des fixen Gehalts, des variablen Gehalts und weiterer Vergütungsbestandteile
  • die Ermittlung und Zahlung von Vergütungen für Familienangehörige der betroffenen Person oder anderer Berechtigter
  • die Ermittlung und Zahlung von Abfindungen bei Vertragsbeendigung
  • die Ermittlung und Zahlung von Pensionansprüchen und Ansprüchen aus Versicherungen
  • die Planung und Durchführung von Dienstreisen

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ii. Datenverarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Außerdem verarbeiteten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Verwirklichung unserer berechtigten Interessen zur Durchführung und Verbesserung der konzerninternen Arbeitsabläufe und der individuellen Förderung unserer Mitarbeiter. Dies umfasst die Nutzung Ihrer Daten zu folgenden Zwecken:

  • Interne Kommunikationszwecke (Intranet, internes Telefonbuch etc.)
  • die Mitarbeiterentwicklung und Leistungsbewertung
  • die Bereitstellung von Managementinformationen
  • interne Kontrollen und Unternehmenssicherheit einschließlich der Zugangskontrollen
  • die Unterstützung und Verbesserung von Aufbau- und Ablauforganisation
  • die Abwicklung betrieblicher Prozesse

Diese Datennutzung erfolgt in zulässiger Weise unter Abwägung der beiderseitigen berechtigten Interessen. Das berechtigte Interesse unsererseits liegt darin, durch diese zweckgerechte Verwendung die internen Abläufe so zu optimieren, dass die Potentiale der Mitarbeiter innerhalb der Vattenfall Unternehmen möglichst optimal genutzt werden können, was zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt. Zur Wahrung Ihrer berechtigten Interessen verarbeiten wir Ihre Daten nur streng zweckgebunden und achten in angemessener Form darauf, die Nutzung der Daten auf ein Mindestmaß zu beschränken.

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iii. Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Als Unternehmen unterliegen wir diversen gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. Steuergesetze, Sozialversicherungsgesetze, Arbeitszeitgesetz, Handelsgesetzbuch, Gesetze zur arbeitsmedizinischen Vorsorge, Mitbestimmungsgesetz), die eine Verarbeitung Ihrer Daten zur Gesetzeserfüllung erforderlich machen. Beispielsweise ist dies für die Ermittlung und Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern, die arbeitsmedizinische Vorsorge sowie die Planung und Durchführung von Mitbestimmungsgremien der Fall.

Weitergabe der Daten
Eine Weitergabe der Daten erfolgt aufgrund rechtlicher Verpflichtungen an öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften.

Außerdem werden teilweise interne und externe Auftragsverarbeiter (beispielsweise IT-Dienstleister,) unter Einhaltung der Anforderungen des Art. 28 DSGVO zur Erfüllung der oben genannten Zwecke mit der Verarbeitung der Daten beauftragt.

Im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen durch konzernexterne Dienstleister werden personenbezogene Daten teilweise in Ländern außerhalb der EU verarbeitet, für die keine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission vorliegt. Dabei handelt es sich um Daten des Identity Management wie unter Abschnitt 4 d) aufgeführt. Die Verarbeitung erfolgt dabei in den USA und Indien. Weiterhin ist die Verarbeitung von Daten des Identity Management und der Ressourcennutzung (Abschnitt 4 d) und f)) durch Dienstleister in den USA, Australien und Indien geplant.

Soweit für diese Länder kein Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission vorliegt, ist bzw. wird die Einhaltung des datenschutzrechtlichen Schutzniveaus der DSGVO durch den Abschluss von EU Standardvertragsklauseln abgesichert. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie beim Datenschutzbeauftragten (datenschutz@vattenfall.de).

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Speicherdauer von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten und die oben genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Dabei handelt es sich unter anderem um Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), Einkommenssteuergesetz (EStG). Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die genannten Zwecke wegfallen.

Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Wir erfragen und verarbeiten von Ihnen nur personenbezogene Daten, die wir zur Bearbeitung und Erfüllung der oben genannten Zwecke und Pflichten unbedingt brauchen.

Automatisierte Entscheidungsfindung
Zur Begründung und Durchführung der beschriebenen Verarbeitungsprozesse findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt.

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5. Information über Betroffenenrechte

Betroffenenrechte
Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich direkt an unseren Beauftragten für den Datenschutz wenden, der mit seinem Team auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anträgen oder Beschwerden zur Verfügung steht. Alle Anfragen zu den über Sie gespeicherten Daten gemäß Art. 15 DSGVO richten Sie an:

Vattenfall GmbH
Datenschutzbeauftragter
Chausseestraße 23, 10115 Berlin.

E-Mail: datenschutz@vattenfall.de

Der Datenschutzbeauftragte ist auch Ihr Ansprechpartner für die Wahrnehmung Ihrer Rechte auf Berichtigung im Fall von Fehlern bei der Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung Ihrer Daten beispielsweise bei Wegfall des Zweckes oder bei Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 17 und 18 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung beispielsweise aufgrund des Bestreitens der Richtigkeit personenbezogener Daten oder für die Wahrung möglicher bestehender Ansprüche (Art. 18 DSGVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund von berechtigtem Interesse (Art. 21 DSGVO) und Datenportabilität über die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).

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Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
Erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis von Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO, haben Sie aufgrund von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit das Recht, gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an: Vattenfall GmbH Datenschutzbeauftragter Chausseestraße 23, 10115 Berlin. E-Mail: datenschutz@vattenfall.de Beschwerderecht Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für die Vattenfall GmbH zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde erreichen Sie unter:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Friedrichstr. 219
10969 Berlin

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Last updated: 2018-09-21 09:32